Heute geht es um Erleichterungen mit dem persönlichen EXCEL-Assistent bei umfangreichen EXCEL-Dateien bzw. umfangreichen oder sogar unübersichtlichen Tabellen in einer EXCEL-Datei.

Folgende Inhalte dieses Themas:

1. Inhaltsverzeichnis

2. Spaltenbreiten optimieren

Inhaltsverzeichnis: Wenn man viele Tabellen in einer Datei hat, da kann man schon mal den Überblick verlieren, was sich denn noch alles in der Datei befindet. Wichtig ist natürlich, dass man die Tabellen in der Datei sinnvoll benennt. Also Tabelle1, Tabelle2, Tabelle3 usw. wie grundsätzlich vorgesehen hilft einem nicht weiter. Wenn man die Tabellen wiederum zweckgebunden und richtig benannt hat weiß man wiederum nicht gleich, wo man diese findet wenn es viele Tabellen findet. Dafür hilft ein Inhaltsverzeichnis. Dieses listet in zwei Spalten in einer eigens erstellten Tabelle “Inhaltsverzeichnis” alle Tabellen auf:

a) alphabetisch sortiert

b) nach Tabellen-Nr. sortiert

Beide Spalten sind immer mit einem Hyperlink versehen, so dass man beim draufklicken sofort in die richtige Tabelle kommt.

Um das suchen zu erleichtern wenn man irgendwo in der EXCEL-Datei unterwegs ist, wird in der Menüleiste ein Button “IV zurück” eingefügt. Wenn man darauf klickt kommt man direkt ins Inhaltsverzeichnis.

LÖSUNG: Über den Menü-Button “ASSISTENT” den Befehl “Inhaltsverzeichnis für diese Datei erstellen” anklicken.

Spaltenbreiten optimieren: Wenn man viele Spalten in einer Tabelle hat und diese sehr unterschiedliche Breiten haben, wird die Tabelle übersichtlicher, wenn die Spalten gemäß ihrer Breite optimiert werden. Dabei sollten besonders breite Spalten ggfls. bei der Breite eingegrenzt werden, weil oftmals ab einer bestimmten Breite für den Nutzer bereits erkennbar ist um welchen Inhalt es geht oder weil es einfach nur darum geht, dass man den besseren Überblick hat.

LÖSUNG: Über den Menü-Button “ASSISTENT” den Befehl “Spaltenbreite anpassen” anklicken.