Mit Outlook 2007 & Outlook 2010 haben Sie die Möglichkeit gleiche bzw. sich nur gering verändernde E-Mails effizienter zu organisieren. Sie können das Ganze durch die Erstellung von Outlook Vorlagen effektiver gestalten und sich damit lästige Tipp-Arbeit ersparen.

Schreiben Sie dazu zunächst Ihre Mail, wie Sie es bisher immer getan haben.

Markieren Sie dann die Bereiche, die sich mit jedem Versand der E-Mail ändern (falls das überhaupt relevant ist) farblich. Alternativ können Sie auch sogenannte Dummy-Werte eingeben, z.B. statt eines konkreten Datums nur einen Platzhalter wie TT.MM.JJJJ.

Anschließend klicken Sie auf das Officesymbol oben links und dann auf „Speichern Unter“. Wählen Sie als Dateityp „Outlook-Vorlage“ aus und speichern Sie die Datei am besten zentral in einem neuen Ordner „Mail-Vorlagen“.

Öffnen Sie anschließend diesen neu erstellten Ordner und ziehen Sie die Datei mit gedrückter rechter Maustaste auf das Outlook-Symbol in der Taskleiste. Sie werden bemerken, dass sich der Cursor dabei verändert und einen kleinen blauen Pfeil zeigt. Lasse Sie dann die rechte Maustaste los. Damit heften Sie die Vorlage an Outlook regelrecht an.

Um nun auf die Vorlage zugreifen zu können, klicken Sie mit rechter Maustaste auf das Outlook-Symbol und wählen die passende Vorlage aus.