In einzelnen EXCEL-Tabellen werden oft riesige Mengen an Daten oder Statistiken aufgebaut. Zum Beispiel wen es um Übersichten in Vereinen geht um die Buchhaltung des Vereins oder in einer kleinen Firma. Gerade viele Selbständige wie Handelsvertreter oder Einzelkämpfer als Handwerker benötigen zur Erleichterung der Büroarbeiten eine Hilfe. Wenn man sich dann für EXCEL entschieden ist – was für viele ja wirklich ausreichend ist, so dass keine teure Software gekauft werden muss, dann muss man sukzessive damit umgehen.

Dann stellt man fest, man hat vieles strukturiert erfasst und die Datenmenge wird immer größer. Plötzlich verliert man den Überblick bzw. man benötigt bestimmte Auswertungen oder Übersichten. Dafür bietet EXCEL die Hilfe der Pivottabellen an. Hier haben Sie unzählige Möglichkeiten – wenn Sie diese einmal genutzt haben, werden Sie süchtig danach.

Grundprinzip: Eine Pivot-Tabelle wird aus den Daten einer EXCEL-Tabelle gespeist; (in einer eigenen Tabelle). Die Anlage der Pivottabelle ist komfortabel. Weil es einen tollen Assistenten gibt. Und so funktioniert es.

1. Die auszuwertenden Daten sind in der Tabelle1.
2. Legen Sie eine neue „Tabelle2“ an.
3. In der Tabelle2 setzen Sie den Cursor in Zelle B31.
4. anklicken über Menüleiste: Daten, Pivottabelle, es öffnet sich der Assistent.
5. klicke auf weiter (Grundeinstellung ist so in Ordnung) und markiere (siehe Tipphinweis unten!) dann den auszuwertenden Bereich in Tabelle1, klicke weiter und dann auf Layout.
6. das Layout jetzt befüllen, in dem die rechts angezeigten Button für die Spalten aus Tabelle1 in die Bereiche:
   Seite
   Zeile
   Daten (bitte hier Spalten mit Zahlen hereinziehen)
   gezogen werden; bitte in alle drei Bereich jeweils zwei Button
7. klicke auf Fertigstellen und die Pivottabelle ist fixiert
8. EXCEL-Datei speichern, damit die Anlage gesichert ist!
9. „Klicken und Ziehen“ Sie das grau unterlegte Feld „Daten“ nach rechts bis die beiden Datenspalten nebeneinander liegen!

TIPP für die Markierung, Punkt 5: Wenn die Tabelle1 sehr viele Zeilen hat, dann reicht es für die Anlage, sämtliche spalten und die ersten 10 Zeilen zu markieren. Das ist einfacher. Wenn Schritt 9 dann erledigt ist, klicken Sie in die Pivottabelle und gehen über Menüleiste: Daten, Pivottabelle auf zurück, so dass Sie dann bei der angezeigten Markierung die letzte Zeile der Tabelle1 für die Auswertung eingeben können!

Jetzt haben Sie das Grundgerüst der Auswertung und können zunächst eine Struktur anlegen. Ein Muster kommt in Teil 2!